Сколько хранятся акты об уничтожении документов
В мире делопроизводства 📑, где царит строгий порядок и каждая бумага имеет вес, важно не только грамотно создавать документы, но и корректно их уничтожать 🗑️. Процедура уничтожения документов, как и любая другая операция с важными бумагами, требует документального подтверждения. Именно здесь на сцену выходит акт об уничтожении документов — незаменимый документ, подтверждающий, что процедура уничтожения была проведена в соответствии с установленными правилами.
Но как долго нужно хранить сам акт об уничтожении? ⏳ Давайте разберемся в этом вопросе, погрузившись в детали и рассмотрев различные типы актов.
- Сроки хранения актов об уничтожении документов: общие положения
- Сроки хранения других важных документов
- Когда можно уничтожать документы
- Советы по хранению и уничтожению документов
- Заключение
- FAQ: Часто задаваемые вопросы
Сроки хранения актов об уничтожении документов: общие положения
Важно понимать, что не существует единого срока хранения для всех актов об уничтожении документов. Длительность хранения зависит от типа уничтоженных документов и регламентируется различными нормативными актами.
Например:
- Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляется в службу делопроизводства, а второй хранится в делах подразделения в течение 3 лет.
- Акт об уничтожении персональных данных хранится 3 года с момента уничтожения персональных данных (согласно п. 8 Требований к подтверждению уничтожения персональных данных, утвержденных Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179).
- Акт формы НП с документами расследования несчастного случая хранится значительно дольше — 45 лет. Место хранения — у страхователя или организации, где произошел несчастный случай.
Сроки хранения других важных документов
Помимо актов об уничтожении, важно знать сроки хранения и других документов.
- Первичные документы (договоры, акты выполненных работ, накладные, чеки, бланки строгой отчетности и т.д.), документы учетной политики, результаты инвентаризации, банковские и кассовые документы хранятся в течение 5 лет.
Когда можно уничтожать документы
Важно помнить, что уничтожать документы можно только по истечении установленного срока хранения. Например, документы, срок хранения которых составляет три года и которые были закончены в 2020 году, можно уничтожить 1 января 2024 года.
Советы по хранению и уничтожению документов
- Внимательно изучите нормативные акты, регламентирующие сроки хранения документов вашей организации.
- Разработайте четкую процедуру хранения и уничтожения документов.
- Ведите учет всех создаваемых, хранящихся и уничтожаемых документов.
- Храните документы в специально отведенных местах, обеспечивающих их сохранность.
- Уничтожайте документы только после истечения срока хранения и с составлением соответствующего акта.
Заключение
Хранение актов об уничтожении документов — важный аспект делопроизводства. Правильное обращение с этими документами поможет избежать проблем с контролирующими органами и сохранить важную информацию.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
- Где можно найти информацию о сроках хранения документов?
Сроки хранения документов регламентируются различными нормативными актами, такими как Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, приказы Росархива и другими ведомственными документами. Также информацию о сроках хранения можно найти в нормативно-методических документах по делопроизводству.
- Что делать, если срок хранения документа истек, но он все еще нужен?
В этом случае необходимо обратиться в экспертную комиссию организации для решения вопроса о продлении срока хранения документа.
- Можно ли уничтожать документы до истечения срока хранения?
Уничтожение документов до истечения срока хранения возможно только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством, например, при ликвидации организации.
- Кто несет ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения документов?
Ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения документов несет руководитель организации, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства.
